I miei consigli quando si decide quale centralino telefonico scegliere
Quando una azienda decide di cambiare il sistema telefonico si deve porre la domanda ,che tipo di centralino telefonico scegliere ?
Con questo articolo cercherò di aiutarti anche grazie alla mia esperienza, nella fase della scelta per soddisfare le tue esigenze.
Ecco le domande da porsi:
- Centralino telefonico fisico o virtuale ?
- Che tipo di centralino e telefoni scegliere
- Serve integrazione con il mobile ?
- Hai bisogno di integrazione con i gestionali ?
Punto numero 1 (Centralino telefonico fisico o virtuale ?)
Il primo dubbio da scegliere è se andare verso un centralino fisico, oggi viene anche definito on premise, oppure in cloud, anche qui ci sono diverse definizioni quali centrex, virtuale, internet ,voip.
Premetto che le funzionalità, fra una tecnologia in casa e quella in cloud sono fra loro praticamente uguali.
Gli aspetti da considerare per il centralino telefonico fisico da mettere in azienda
- Il centralino fisico nel corso degli anni è sicuramente destinato a diventare obsoleto in quanto prima o poi andrà fuori produzione.
- Se viene scelto un centralino fisico ibrido con la possibilità di scegliere telefoni proprietari digitali , prima o poi anche loro non verranno più prodotti.
- Il centralino fisico a differenza di quello in cloud ha un costo fisso di acquisto iniziale e poi, ma non è sempre obbligatorio, il costo da sostenere annualmente con il contratto di manutenzione.
- I costi iniziali sono più alti
- Se siamo abituati al possesso delle cose è meglio il centralino in casa
Gli aspetti da considerare sono per il centralino telefonico virtuale:
- La rete della mia azienda deve essere predisposta in categoria 5/6 e deve essere certificata
- Gli switch devono supportate il Qos ( quality of service ).
- Il centralino in cloud non ha il rischio della obsolescenza.
- Se dobbiamo aumentare interni o linee non ci dobbiamo preoccupare di avere l’hardware perché le risorse sono infinite.
- Obbligo di manutenzione che comprende il mantenimento della piattaforma
- Costi iniziali più bassi
- Fondamentale la scelta del gestore per avere un servizio garantito con gli standard del voip in cloud.
- Integrazione migliore con mobile
- Smartworking più semplice da gestire
- Software sempre aggiornato
Punto numero 2 (Che tipo di centralino e telefoni scegliere)
Se ho scelto il centralino telefonico fisico devo considerare la tipologia di apparecchi se digitali o analogici oppure IP, e se ho la necessità di coprire una zona ampia con dei cordless ,dovrò fare un impianto dect.
In genere gli apparecchi digitali chiamati anche multifunzione vengono messi in postazioni predisposte alla funzione di pseudo centralinista.
I telefoni analogici (BCA) vengono utilizzati in sale riunioni, dove utilizzati poco o negli uffici dei reparti di produzione.
I telefoni Ip vengono utilizzati se non ho il doppino telefonico ma ho cavo lan utilizzato per il personal computer
Se devo coprire ampie zone per gestire i cordless devo installare delle celle dect dislocate sul territorio da coprire ,siccome queste hanno bisogno del cavo lan o doppino telefonico e della alimentazione, è necessario quindi tenere in considerazione i costi di installazione.
Per il centralino in cloud che utilizza telefoni IP devo avere un cavo Lan per ogni singolo apparecchio , se devo raggiungere grandi distanze devo dislocare armadi rack che devono essere raggiunti dalla fibra ottica.
Se è impossibile posare cavi e sono già presenti dei telefoni analogici si dovranno mettere dei gateway Fxs che trasformano il segnale Ip in analogico.
I telefoni ip sono fra loro simili, la differenza è il display che può essere grande o piccolo ,a colori , in bianco e nero-
I telefoni voip possono essere con pochi o tanti tasti che vengono utilizzati per la chiamata diretta (blf) o per funzioni particolari. In alcuni casi la scelta del telefono è legata anche alla predisposizione per la cuffia a filo o bluetooth-
Per il sistema dect vale quanto detto per il centralino telefonico fisico con la differenza che deve essere presente solo il cavo lan.
Punto numero 3 (Serve integrazione con il mobile ? )
Ormai lo smarthpone è parte integrate del nostro vivere quotidiano ed anche utilizzato molto in ambito lavorativo per interagire con i colleghi.
I nuovi sistemi telefonici hanno quasi tutti una app che permette di utilizzare il cellulare come se fosse un interno del centralino aziendale.
In alcune app è possibile anche vedere lo stato dei colleghi ed accedere alla rubrica del centralino e anche fare chat.
Se si ha la necessità di coprire ampie zone, avere il cellulare potrebbe sostituire impianto dect che comunque ha dei limiti dovuti al numero di celle installate .
Il cellulare invece utilizzando le celle dislocate sul territorio non pone nessuna limitazione di copertura.
Se le esigenze sono di avere il servizio mobile consiglio di andare su un centralino sicuramente voip , preferibilmente in cloud.
Punto numero 4 (Hai bisogno di integrazione con i gestionali ?)
Uno dei problemi riscontrati nelle aziende è avere le sincronizzazioni con gestionali ,Crm, rubriche aziendali.
Viene perso molto tempo quando ci sono da aggiornare le anagrafiche di clienti nuovi e vecchi .
Oggi è possibile, attraverso centralini telefonici evoluti avere una integrazione completa con i vari gestionali per facilitare le attività quotidiane del personale lavorativo.
Se questo servizio è necessario, è fondamentale fare domande mirate a chi vi propone il centralino sia esso fisico o in cloud, e soprattutto confrontarsi con chi segue l’informatica in azienda per capirne la fattibilità.
